ポスティング報告書とはどんなもの?記載項目や発行頻度などを全解説

ポスティングする男性

「ポスティングの報告書ってどんなもの?」

「ポスティングを依頼したいけれど、報告書はもらったほうがいい? もらうならどんな内容が書かれていれば安心?」

「これからポスティングをしよう」と考えていて、そんな疑問を持ってしまった方も多いのではないでしょうか?

ポスティングにおける報告書は、一般的には下記のようなものになります。

ポスティング報告書サンプル

この報告書のサンプルのように、少なくとも「いつ誰がどのエリアに配布したのか」が分かるようになっています。

また、ポスティング業者の中には、報告書を出してくれるところとそうでないところがありますが、ポスティングの報告書は、もちろん出してもらったほうがいいものです

報告書があれば、「本当に依頼した通りに配ったのか」の証明になりますし、報告書を分析して効果測定し、より効果的なポスティングにつなげることもできるからです。

そこでこの記事ではまず、ポスティングの報告書の一般的な記載内容、報告方法、頻度など、「ポスティングの報告書とはどんなものか」についてくわしく解説します。

また、「ちゃんと配ってもらえるか心配」という人のために、

  • どんな報告書であれば信頼できるのか、見極めるポイント3つ
  • 信頼できる報告書をもらうための注意点3つ

も挙げていますので、業者選びの際には参考にしてください。

最後まで読めば、ポスティングの報告書について、一般的に何が書かれているのか、どんな報告書が理想的なのかがわかるはずです。

この記事で、あなたがいい報告書を出してくれるポスティング業者を選ぶことができるよう祈っています!

1. ポスティング業者が提出する報告書とは?

会計書類を見て話し合う男性2人

そもそもポスティングの報告書とは、どんなものでしょうか?何が書かれていて、いつどんな形で受け取るのでしょうか。

まずこの章では、一般的なポスティングの報告書の記載内容や報告方法などについて、くわしく説明していきましょう。

1-1. 一般的な報告書の記載内容

ポスティングの報告書の内容は、ポスティング業者によって違いますし、そもそも報告書を出さない業者もありますが、まずは一般的な報告書がどんなものか、以下のサンプルを見てください。

【ポスティングの報告書のイメージ】

ポスティング報告書サンプル

これは特定の業者のものではなく、この記事のために作った架空の報告書で、業者によって記載する項目は違いますが、形としてはこのような表形式のものが主流です。

記載される項目は、一般的には以下のようなものがあります。

◾️チラシの預かり枚数 
→ 最初に納品した枚数

◾️配布日

◾️実際に配布した担当者の名前

◾️配布地の住所 
→ 大まかなエリア名だけ記載するもの、以下の細かい要素も記載するものなどさまざまです

◎町名・番地
◎マンション名とマンションごとの総戸数

◾️エリアごとの戸数や世帯数
→ 各配布エリアで全戸に配布した場合は何件になるのかがわかります

◾️エリアごとの配布部数
 → 上記の戸数・世帯数に対して、実際にポスティングできた部数です

◾️エリアごとの配布できなかった戸数
 → 何らかの理由でポスティングできなかった家がいくつあったかの記録です

◾️配布できなかった理由
 → 上記の配布できなかった家で、なぜ配布できなかったかの理由まで記載する場合があります

◾️チラシの残部数

配布報告として最低限必要な項目は、以下の3つです。

  • 配布日
  • 配布地の住所
  • エリアごとの配布部数

これに、業者によってさまざまな情報が加わります。

また、「お客様の希望によって、報告書に何を記載するかが選べます」という業者もあります。

1-2. 報告書はいつもらえるの?報告書提出までの流れ

ポスティングの大まかな流れは下記の通りになり、報告書は、ポスティングが終了した後に提出されることがほとんどです。

報告書提出までの流れ

1-3. 報告の方法

報告方法は、多くの業者がメールかFAXを利用しています。

「メールかFAX、どちらかご希望の方法を選んでください」という業者も多いようです。

大手のポスティング業者の中には、ホームページ上に依頼者のマイページを作って、そこで随時報告書を閲覧することができるようにしているところもあります。

1-4. 報告の頻度

報告の頻度も、業者によってさまざまです。

配布期間中は毎日報告書を出してくれる業者もありますし、週単位で出す、あるいは配布完了後にまとめて出すところもあります。

「基本的には週単位で報告書を出しますが、オプション(別料金)で毎日報告を出すこともできます」というケースもあるので、希望に合わせて選ぶといいでしょう。

1-5. 報告書に添付される資料

業者の中には、一般的な報告書に加えて、「本当に配布しましたよ」という証明のための資料を添付してくれるものもあります。

GPS報告書

配布スタッフ各自にGPSを持たせ、その移動履歴を地図上に掲載した報告書です。

これを見れば、実際に配布担当者が移動した軌跡が一目瞭然で、確実にポスティングされたことがわかります。

最近では、配布担当者のGPS情報を依頼者にも共有して、PC上で配布担当者の行動確認ができるサービスを提供しているポスティング業者もあります。

配布日にリアルタイムで担当者が移動する様子を地図上で確認できるので、より信頼性が高いと言えるでしょう。

<GPS地図のイメージ>

GPS地図サンプル

配った地域の写真

配布担当者がポスティングしながら写真を撮って、実際に配布した証明として添付してくれる業者もあります。

電柱などの住所表示とビラを一緒に写すなど、「現地に行ってこれを配りました」ということがわかるようにしてくれます。

ポスティングを依頼する際に心配なのは、「本当に全部配っているの?」ということですので、これらの資料を添付してくれる業者であれば信頼度が高いと言えます。

2. 信頼できるポスティング報告書 3つのポイント

電球を指す男性の指

前述したように、ポスティングについては「本当に全部配っているのか」が不安です。

そのために報告書があるのですが、業者によっては報告書の内容が簡単すぎて、本当に配布したことの証明には不足するという場合もあるのが実情です。

そこで、どんな報告書なら信頼できるのか、確認すべきポイントを3つ挙げてみましょう。

2-1. 日付・配布エリア・枚数などが詳細に記載されている

報告書の記載事項が細かい業者がオススメです。

1章で挙げた記載事項のうち、なるべくたくさんの情報を開示してくれる業者は、信頼できると思っていいでしょう。

例えば、

  • 配布エリアは、「◯◯町」だけでなく「◯◯町◯丁目」まで細かく分けて、それぞれに配った枚数を記載する
  • 配布担当者が複数いる場合は、「◯丁目」ごとに担当者を記載する
  • マンションの場合、1棟ごとにマンション名と総戸数、配布枚数と配布できなかった戸数を記載する
  • 配布できた数だけでなく、配布できなかった戸数も記載する

などがあれば、きちんと作成された報告書と言えます。

2-2. 配布できなかった理由も記載してくれる

報告書にただ「配布できなかった枚数」だけが記載されていても、それが「実際に配りに行ったけれど、やむを得ない理由で配れなかった」ものなのか、「面倒だったりサボったりして配り切れなかった」ものなのかはわかりません。

そこで、配布できなかった場合にその理由まで記載してくれる業者があります。

「空き家だった」「チラシお断りの張り紙があった」「ポストがいっぱいで入らなかった」など、納得できる理由を知らせてくれるのです。

この理由が書かれていれば、もし「配っているか確認したい」という場合は、配られなかったエリアに行って本当に空き家か、張り紙があるかなどをチェックすることができます。

ただ、ここまでの報告はしていない業者も多いので、地元にそういう業者があるかをまず調べましょう。

2-3. 地図報告書、GPSデータなども出してくれる

もっとも信頼できるのは、やはり実際に地図上で配った地域がわかることです。

そのためには、

  • 地図に配布済みエリアなどの情報を記載した「地図報告書」
  • 配布担当者の行動確認ができるGPSデータや「GPS報告書」

があるとよいでしょう。

ただ、業者によっては「地図報告書やGPSデータは出すことができますが、オプションとして別途料金をいただきます」という場合もあるので、事前の確認が必要です。

3. 信頼できる報告書をもらうための3つの注意点

ビジネスイメージ―確認・チェックでは、これらの信頼できる報告書をもらうためには、どうすればいいのでしょうか?

どんな準備が必要で、何を確認すればいいのか、注意点を3つ挙げてみました。

3-1. GPSを使っている業者を選ぶ

まず第一に、GPSを使っている業者を探しましょう。

ネットで「◯◯県(または◯◯市) ポスティング GPS」などと検索するとヒットします。

中でも「すべての配布スタッフにGPSの携帯を義務づけています」という業者がベストです。

GPSを利用することのメリットは、

  • 配布スタッフの移動履歴が可視化され、実際に配布エリアを回ったことが証明できる
  • 行動履歴が記録されることで、配布スタッフの意識も高まり、早く確実な配布につながる

の2点です。

これを実施している業者は、ポスティングに自信と誠意があり、スタッフの教育・管理にも熱心だと判断できるでしょう。

ただ、GPSを使っていても、以下のような業者があるので事前の確認が必要です。

  • 行動履歴は業者側が把握するだけで依頼者には報告しない
  • GPS情報を依頼者に開示してくれるが、別途料金がかかる
  • 通常のポスティングプランだとGPSは使わず、GPSを持たせる場合はスタッフひとりあたりにGPSレンタル代がかかる

追加料金がかかる場合は、予算と相談して検討しましょう。

3-2. 大手企業や教育機関と取引があるか調べる

GPSを使っている業者が見つかったら、大手企業や大学などの教育機関と取引実績があるか調べましょう。

というのも、大企業などの場合は定期的・大々的にポスティングを行っていて、その結果から効果測定を繰り返して反響率を高めています。

効果測定をするには詳細で正確な報告書が欠かせませんので、そのポスティング業者はいい報告書を出しているはずなのです。

ポスティング業者の中には、取引企業をホームページなどで公開しているところもありますし、「どんな所のポスティングを請け負っていますか?」と聞いてみるのもいいでしょう。

3-3. 事前に5社以上相見積もりをとって話を聞く

ポスティング会社のリストアップができたら、複数の業者に問い合わせをして相見積もりを取り、くわしい話を聞きましょう。

業者が多数ある地域なら、5社以上から見積もりを取れるとベストです。

見積もりをとる中で、報告書にGPSなどの追加料金がかかるかもわかりますし、疑問に思うことを直接確認して、その返答や対応を比べてみることもできます。

「ちゃんと全部ポスティングしてくれたかどうか、どうやって確認させてくれますか?」「報告書は必ず正しいものをもらえますか?」といった少し耳の痛い質問には、ていねいに納得いく説明をしてくれる業者と、適当な対応をする業者があるかもしれません。

見積もりを見て、話を聞く中で、信頼できる報告書がもらえるかどうかわかってくるでしょう。

4. ポスティング報告書2つの活用方法

.ポスティング報告書2つの活用方法

ポスティング報告書を提出してもらって終わりにするのではなく、活用することでポスティングの効果が変わってきます

活用方法としては、

  • 事前の打ち合わせと齟齬がないか確認する
  • 反響を分析して次のマーケティングに生かす

の2点の視点で報告書を見てみてることが大切です。

4-1. 事前の打ち合わせと齟齬がないか確認する

ポスティング報告書をもらっただけで安心せず、まずは、事前の打ち合わせ通りに配布されたのかをチェックしましょう。

ここまで述べてきたような「配布できなかった理由をしっかり記載」「GPSデータ添付」がされている信頼できる報告書をもらったとしても、「事前の打ち合わせと違う」というのでは話になりません。

ポスティングの枚数や期間、エリアを細かくチェックして、依頼通りに実施されているかを確認するようにしましょう。

4-2. 反響を分析して次のマーケティングに生かす

信頼できる報告書を提出してもらった上で、反響分析を行って次のマーケティングに生かすようにしましょう。

報告書のデータと反響を照らし合わせて分析を行うことで、反響が出やすいエリアや年齢層などが明らかになっていき、次のポスティングをより効率的に行えるようになります。

もし、反響がイマイチというのであれば、チラシ自体もしくはエリア選定などを改善し、次の結果につなげていきましょう。

ポスティングの効果測定について詳しく知りたい人は下記の記事もチェック!

【ポスティングの効果測定】測定方法から反応率のUP法まで全解説!

まとめ

いかがでしたか?

ポスティングの報告書とはどんなものか、どんな内容があれば信頼できるかがよくわかってもらえたかと思います。

では最後にもう一度、記事の内容を振り返りましょう。

ポスティングの報告書は以下が記載されているもの

  • 配布日
  • 配布地の住所
  • エリアごとの配布部数など

信頼できるポスティング報告書のポイント

  • 日付・配布エリア・枚数などが詳細に記載されている
  • 配布できなかった理由も記載してくれる
  • 地図報告書、GPSデータなども出してくれる

信頼できる報告書をもらうためには

  • GPSを使っている業者を選ぶ
  • 大手企業や教育機関と取引があるか調べる
  • 事前に5社以上相見積もりをとって話を聞く

ポスティング活用方法は

  • 事前の打ち合わせと齟齬がないか確認する
  • 反響を分析して次のマーケティングに生かす

あなたが信頼できる報告書を出してくれる業者に出会って、ポスティングを効果的に利用できるよう願っています!

DEALは、全戸配布スペシャリストです。
告知チラシ、広報誌など全世帯に配布したいものがある方は、お気軽にご相談ください。
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