工事のお知らせチラシに欠かせない7つの項目と作成、配布方法を解説

工事のお知らせチラシ

「工事のお知らせチラシはどうやって作成するの?」

「工事のお知らせチラシの配布方法は?」

工事を実施するときに住民に配布するお知らせチラシは、どのように作成、配布すべきか迷いますよね。

結論から言うと、工事のお知らせチラシは住民の手元にしっかりと届き、内容を理解してもらえるものでなければなりません。

どのような内容でもいいという訳ではなく、東京都工事調整協議会では下記の7つの項目が設定されています。

工事のお知らせチラシに記載する7つの基本項目

表題・あいさつ文

場所・日時に関する情報

工事により生じる影響情報

問い合わせ先・連絡先

工事の影響を低減するための工夫

工事の必要性

工事対策のPR

この内容に漏れがあると工事の内容が正確に伝わらない、住民の協力を得られないチラシとなってしまいます。

また、作成したチラシが届く地域と届かない地域が出てしまうとチラシの効果が得られないので、配布方法にこだわることも大切です。

そこでこの記事では

◎工事のお知らせチラシを配布する必要性
◎工事のお知らせチラシに記載すべき7つの項目
◎工事のお知らせチラシを作成するときの3つのポイント
◎工事のお知らせチラシの作成事例
◎工事のお知らせチラシの配布方法

をまとめて解説します。この記事を最後まで読めば効果的な工事のお知らせチラシが作成でき、適した方法で配布できるようになるはずです。

工事のお知らせチラシは基本情報を伝えるだけでなく、住民への理解や協力をお願いする重要なツールです。適切な作成方法と配布方法を把握して、工事のお知らせチラシを有効活用できるようになりましょう。

1.工事のお知らせチラシを配布する必要性

工事現場の人
工事を実施するときにはわざわざお知らせチラシを配布する必要があるのか、疑問を感じている人はいるかと思います。

そこでまずは、工事のお知らせチラシを配布する3つの必要性をご紹介します。なぜ工事のお知らせチラシを配布しなければならないのか、チェックしてみましょう。

1-1.未然にトラブルを防げる

工事のお知らせチラシを配布することで、近隣住民とのトラブルを未然に防げるようになります。

何の告知もなく工事が始まると「どのような工事なの?」「いつまで工事が続くの?」と住民が不安を抱えることが多いです。

また、水道工事や道路工事、ガス工事など生活に影響が出る場合は、事前にどのような支障があるのか共有していないと「知らない間に通行止めになっていた」「明日一時的にガスが止まるなんて知らなかった」とトラブルになる可能性があります。

前もって工事のお知らせチラシを配布することで住民の不安を解消し、住民が知りたい情報をしっかりと伝えることができます。

1-2.必要な情報を正確に伝えられる

工事のお知らせチラシは必要なエリア内のマンションや住宅に1戸ずつ配布するので、正確な情報を伝えられます。

立て看板やポスターなどは、その場所を通った人にしか周知できません。写真などを撮影しない限り工事の情報を手元に残しておけないため、工事期間や注意事項を正しく記憶できない可能性があります。

チラシにして配布をすれば、工事があることを知って欲しいエリアの住民に一斉周知ができます。チラシは手元に残しておけるので、迂回経路や工事期間、騒音などの影響が出る時間帯を逐一確認でき、情報不足で起きるクレームやトラブルを避けることも可能です。

正確な工事情報を一斉周知できるのは、工事のお知らせチラシの大きな役割と言っても過言ではないでしょう。

1-3.工事に伴う注意点を共有できる

工事が始まったときにクレームとして起こりやすいのは

  • 工事で扱う機械や車輌、解体などでの騒音や振動
  • 通行止めによる迂回
  • 工事現場での重機の出入り
  • ガスや水道、電気が使えない

という部分です。充分な説明がない状態で生活に支障が出る工事を実施すると、クレームやトラブルの原因となります。

そこで、工事のお知らせチラシを活用して

  • 工事によりどのような影響が出るのか
  • どうして工事が必要なのか
  • 工事による影響を低減するための工夫

を記載しておくと、住民からの理解が得やすくなります。とくに、ただ単に住民への影響を伝えるのではなく、工事の必要性や工事による影響を低減するための工夫も併せて伝えることが大切です。

例えば、工事の機械を使うことで騒音が出る可能性がある場合は、騒音を低減するために防音シートを使用する、騒音を抑える機械を使っているなどの取り組みを伝えることで、住民の姿勢が変わるでしょう。

このように、工事のお知らせチラシは注意事項や施工者側の工夫、配慮も伝えられるため、工事に取り組みやすい環境が作れます。

【工事内容によっては住民への周知がルール化されていることがある】

解体工事などの特定建設作業を行う場合や石綿の除去作業などを行う場合は、市町村の条例により住民への周知がルール化されていることがあります。

どのようなことを実施するのかは条例の内容によって大きく異なりますが、工事開始前までに住民に説明して理解を得るという項目が含まれていることが多いです。

住民への説明や理解を促す場合には、口頭やポスターのみでの説明では正確な情報が伝えられません。市町村の条例により住民への周知がルール化されている工事であっても、お知らせチラシは重要な役割を果たすと言えるでしょう。

参考:世田谷区「解体工事等の事前周知」
   吹田市「工事を施工する際の住民への周知について」

2.工事のお知らせチラシに記載する7つの項目

工事のお知らせチラシには、下記の7つの基本記載項目を記載する必要があります。

工事のお知らせチラシに記載する7つの基本項目

表題・あいさつ文

場所・日時に関する情報

工事により生じる影響情報

問い合わせ先・連絡先

工事の影響を低減するための工夫

工事の必要性

工事対策のPR

この7つの項目は工事のお知らせチラシの内容に差が出たり、情報不足を防止したりするために東京都工事調整協議会が設定したものです。

下記のお手本となる完成チラシを参考にしながら、7つの項目をどのようにチラシに取り入れていけばいいのか細かく解説しています。工事チラシの作り方の例工事チラシの作り方の例出典:東京国道事務所「路上工事」

2-1.表題・あいさつ文

まずは、どのような工事をするのか住民に伝える表記とあいさつ文の部分です。表題・あいさつ文の例
表題やあいさつ文は住民が初めてチラシを見たときに目に留まりやすい部分なので、分かりやすく記載する必要があります。

具体的にどのようなことに気をつけて作成したらいいのか、1つずつ見てみましょう。

表題

表題は、どのような工事をするのかお知らせする重要な部分です。工事内容をできるだけ簡潔に表記し、他のチラシに紛れ込んでいても一目で理解できるにしましょう。

このときに大切なのは、表題の内容を路上看板の表記と統一させることです。例えば、工事のお知らせチラシには「水道工事のお知らせ」と表記して路上看板には「水道管の補強工事のお知らせ」と表記したとすると、両者が同じ工事を指しているのか紐付けができません。

実際に工事が始まったときに住民がチラシ内容と工事を紐付けられるように、同じ内容を記載してください。

また、表題部分での視認性を高めるために、工事内容をピクトグラムで表示することも推奨されています。工事内容を分かりやすい図で表すことで、表題部分で工事の概要を認識してもらえるようになります。

東京都工事調整協議会で提示している統一ピクトグラムは、下記のとおりです。

例えば、下水道に関する工事をする場合は下水道のマークを囲んで、一目で下水道に関する工事を実施することが分かるようにします。

表題部分はチラシを手にしたときに真っ先に目に留まる部分なので、工事の内容が伝わるように意識してみてください。

あいさつ文

表題の下に記載するあいさつは、工事を実施することと住民への配慮が伝わるあいさつを記載します。あいさつ文には決まった形式はありませんが

①日頃からの協力に感謝を述べる文
②工事の内容
③住民への影響
④工事への理解や協力をお願いする文

の4部構成にするといいでしょう。例文を見てみると、下記のように4つの構成に分かれています。

日頃の感謝や工事の内容は、できる限り簡潔に簡潔にまとめましょう。住民への影響についてはどのような影響が心配されるのか分かりやすく書き、それに対して配慮を行うことを忘れずに記載します。

そして最後に、工事への協力や理解を求める言葉を添えましょう。企業のロゴやキャラクターがある場合は、併せて載せることでどのような企業が携わっているのか分かります。

あいさつ文は住民に安心感を与えて協力を求めるものなので、できるだけ丁寧に記載するよう心がけてみてください。

2-2.場所・日時に関する情報

工事を開始する日時や工事の具体的な場所は、住民が知っておきたい重要な情報の一つです。工事チラシの作り方の例
この部分の情報が曖昧だといつから工事が始まるのか分からず、工事開始時にクレームになる可能性があります。必要な情報を明確に伝えるためにも、どのようなことに注意すべきか確認していきましょう。

場所

工事のお知らせチラシには、どこで工事をするのか場所の記載が欠かせません。工事を実施する場所は住所で記載をする方法と地図上に記載する方法の2つがありますが、できれば両方を併用して記載することが好ましいです。

①住所で記載する方法

工事を行う場所の住所を大きな文字で分かりやすく記載します。工事現場の近隣住民であれば、住所を見ただけでどの辺りで工事を実施するのか検討がつきます。また、工事をする場所を通勤等で利用する可能性がある場合は住所をカーナビゲーションなどに入力することで、どのような影響が出るのか把握できます。

工事をする場所に「○○通り」「国道○○号線」などの名称がある場合は、同時に記載しておくとより分かりやすくなります。

②地図を記載する方法

工事区間が広域に及ぶ場合や迂回などの支障が出る場合は、地図を使って場所を示すことで住民が理解しやすくなります。

例えば、広域で工事を行い迂回が発生する場合は、下記のように工事をする場所と迂回経路を記載します。地図を記載する方法 
出典:東京都工事調整協議会「路上工事のチラシ作成ナビ」

工事の場所と通行止め区間、迂回経路を異なる色や線で分かりやすく記載するとより把握しやすくなります。

このように、地図と住所での表記を組み合わせながら、住民が工事の実施場所を明確に把握できるようにしましょう。

日時

工事が実施される期間も、住民が把握しておきたい重要な情報です。いつからいつまで工事を実施するのか、工事をする場所と同様に分かりやすく大きな文字で記載します。

ここで重要なのは工事の期間だけでなく、作業実施時間帯や通行止め期間など実際に工事が影響を与える期間や時間も一緒に記載することです。

下記のようにカレンダー形式で表示すると分かりやすく、工事期間と道路規制期間が同時に記載できます。赤い矢印が道路規制期間でグレーの矢印が工事期間になっており、どのようなスケジュールで工事が進行するのか一目で把握できるでしょう。日時の例
このように、日時を表示するだけでなく、具体的に住民に影響を及ぼす期間も一緒に記載することで工事の状況が理解しやすくなります。

2-3.工事により生じる影響の情報

工事を開始すると少なからず、住民の生活に影響を及ぼします。どのような影響が出るのか心構えのない状態で工事当日を迎えてしまうと、住民の不安が募りクレームになる可能性があります。

工事のお知らせチラシを活用し、あらかじめ告知をしておくことで住民の理解が得やすくスムーズに工事ができるようになります。

工事により生じる影響は、できるだけ分かりやすく記載することが大切です。見本のチラシを見てみると、通行止めとなる区間が地図と併せて明確に記載されています。工事による影響情報
工事内容によっては

・水道やガス、電気が使用できない日時や期間
・騒音が出る可能性がある期間
・建物の取り壊しを行う期間

などの記載をしておくと、あらかじめどのような影響が出るのか住民に伝えることができます。

2-4.問い合わせ先・連絡先

工事のお知らせチラシに記載をする連絡先は、工事前の不明点や工事中の相談などの窓口となります。

連絡先や問い合わせ先の情報がないと住民はどこに相談したらいいのか分からず、工事作業員や警備員など他のセクションの人に迷惑をかけてしまう可能性があるため必ず記載するようにしましょう。

問い合わせ先や連絡先は見本のチラシと同じように、大きな文字で分かりやすく記載します。連絡先・お問い合わせ先例
このときに、問い合わせの担当者と担当者に繋がる電話番号を明記しておくと、住民からの問い合わせがあったときに対応しやすくなります。

2-5.工事の影響を低減するための工夫

工事への配慮を示す文章を記載しているお知らせチラシは多いですが、工事の影響を軽減する工夫まで記載されているチラシは少ないです。

工事の影響を最低限に抑える工夫をしていることを示すことにより、住民の不満や不安を解消し理解を得やすくなります。

例えば、見本の水道管の工事の場合は道路を掘り起こす際の騒音について、防音シートを使用するなどの工夫を記載しています。工事に対する工夫・改善例
他にも騒音が発生する工事の場合は、下記のように機械を変えて作業をして騒音削減に取り組んでいることを示すのも一つの方法です。路上工事のチラシ作成ナビ
出典:東京都工事調整協議会「路上工事のチラシ作成ナビ」

一目につく場所や交通量の多い場所での工事の場合は

・安全点検を行っている
・警備員を配置して、安全性の確保に取り組んでいる
・分かりやすい迂回経路を設けている

などと明記するだけでも、工事の影響を軽減するように努めていることが分かります。工事を円滑に進めるためにも、住民への配慮として明記できることがある場合は積極的に記載しましょう。

2-6.工事の必要性

「どうしてこの工事をする必要があるの?」という疑問を抱えている住民は、意外と多いです。工事をする必要があることを知ってもらうためにも、工事のお知らせチラシには工事の必要性を記載しましょう。

例えば、見本の水道管の補強工事の場合は下記のように安定した水の供給ができるたポイントをアピールしています。工事の目的や効果などについて
電線の地中化工事の場合は

・景観が良くなり、暮らしやすくなる
・地震時の安全を確保できる
・セキュリティの高い情報基盤が作れる

というポイントがアピールできます。このように実施予定の工事は住民にとってどのようなメリットがあるのかを明確にすることで、工事への理解や協力が得やすくなります。

2-7.工事対策のPR

今までご紹介した工事のお知らせに必要な項目を記載しても余白がある場合は、市区町村や工事調整協議会の工事対策PRを挿入しましょう。

下記の例では、余白部分に路上工事への協力と理解をお願いするPRを挿入しています。工事対策のPR例
今回実施する工事は指定の期間で終了しますが、今後も必要に応じてさまざまな工事を実施していかなければなりません。空いたスペースを有効活用して、工事への理解や必要性を深めてもらえるようにしましょう。

3.工事のお知らせチラシを作成するときの3つのポイント

3つのポイント
工事のお知らせチラシを作成するときのポイントとして

  • 必要な情報を漏れなく記載する
  • 住民の見やすさを重視する
  • チラシのサイズはA4が基本

という3つがあります。それぞれどのようなところがポイントとなるのか、チェックしてみましょう。

3-1.必要な情報を漏れなく記載する

工事のお知らせチラシには、住民に工事の情報を正確に伝える役割があります。せっかく配布をしても情報が不足していると工事の内容や期間、注意事項が正確に伝わらず、目的を達成することができません。

第2章でも詳しく解説してきましたが、7つの基本記載項目を漏れのないように作成しましょう。

工事のお知らせチラシに記載する7つの基本項目

表題・あいさつ文

場所・日時に関する情報

工事により生じる影響情報

問い合わせ先・連絡先

工事の影響を低減するための工夫

工事の必要性

工事対策のPR

とくに、前半4項目にあたる

  • 表題・あいさつ文
  • 場所・日時に関する情報
  • 工事により生じる影響情報
  • 問い合わせ先・連絡先

は工事の基本情報となるため、どれか一つでも足りないと工事に関する情報を正く把握できません。チラシ作成時には、明確に記載できているかチェックするようにしてください。

3-2.住民の見やすさを重視する

工事のお知らせチラシに記載する情報が把握できたところで、チラシの見やすさも取り入れてみましょう。工事のお知らせチラシで簡単に実践できる方法としては、

  • どのような情報なのか項目を付ける
  • 文字の大きさや色を変える
  • 地図やイラストを入れる

という3つがあります。どれもチラシ作成時にすぐに実践できるポイントなので、一つずつ解説していきます。

どのような情報なのか項目を付ける

工事のお知らせチラシに情報だけ羅列されていると、どこにどのような情報が記載されているのかすぐに把握できません。

工事の期間を知りたいと思ってもチラシを隅々まで見て探す必要があり、住民にとって扱いにくいチラシとなってしまいます。

そこで、下記のように項目を付けて視認性を高めましょう。視認性を高める例
【場所・期間】などの項目を設けて内容を記載するだけで、どのようなことが記載されているのかすぐに把握できるようになります。

住民に把握してもらいたい情報も目に留まりやすくなるため、項目を設けてチラシを作成するようにしてみましょう。

文字の大きさや色を変える

工事のお知らせチラシの中で重要なポイントや注意して欲しいポイントは、文字色や大きさを変えるだけでも目に留まるようになります。

文庫本や新聞を読むときに同じ大きさの文字が並んでいると流し読みをしてしまいますが、大きな文字や赤文字があると目に留まりその部分だけでも読んでしまうはずです。

例えば、下記のように文字の大きさや色にメリハリを付けるだけでも見やすいチラシになります。視認性の例
タイトルを大きくしてどのようなお知らせなのか把握できるようにするだけでなく、項目を小さくして記載内容を引き立たせたり、注意点を赤文字にする工夫を取り入れています。

同じ色、同じ大きさの文字でチラシを作成するのではなく、文字の大きさや色を変えるだけでも視認性を高めたチラシが完成します。

地図やイラストを入れる

第2章でもご紹介しましたが地図やイラストを使い説明することで、文字だけでは伝わりにくい部分をカバーできます。

例えば、下記のように工事をする場所と迂回経路を地図上で示すと工事期間中はどの道を通ればいいのか具体的に把握できます。路上工事
出典:東京国道事務所「路上工事」

また、工事期間をカレンダーで表記して実際に通行止めが行われる日に印を付けるのも、大切な情報を分かりやすく伝えることになるでしょう。路上工事カレンダー
出典:東京国道事務所「路上工事」

このように、地図やイラストを活用して、住民にとって見やすいチラシ作成を意識してみてください。

3-3.チラシサイズはA4が基本

工事のお知らせチラシは、A4サイズが基本です。次の章で詳しくご紹介しますが、東京都工事調整協議会や国土交通省関東地方整備局が公表しているチラシの作成例もA4サイズを使用しています。

A4サイズは一般的なチラシの大きさなので、住民が手に取りやすいメリットがあります。また、ポスティングをする際にポストに入り切るサイズとなっており、落下や悪天候での水濡れの心配もありません。

情報量が多い場合は両面を使用することも可能なので、A4サイズで納まるようにチラシのデザインを作成してみてください。

4.工事のお知らせチラシの作成事例

作成事例
ここでは、東京都工事調整協議会が公表している工事のお知らせチラシの事例をご紹介します。

どのような工事のお知らせチラシを作成すべきか迷っている場合はヒントになると思うので、ぜひ参考にしてみてください。

4-1.事例1:舗装工事のお知らせチラシ

A4両面を使用した舗装工事のお知らせチラシです。このチラシの特徴は、地図やイラストを使い、住民がりかいしやすいように工夫しているところです。

  • 地図上で工事場所が確認できる
  • 工事の必要性をイラストを用いて解説している
  • 工事の影響を軽減する工夫で写真を活用し、実際にどのような工夫をしているのか分かる

という3点が取り入れられているので、工事への理解や協力が得やすくなっています。とくに、工事の影響を軽減する工夫では実際の風景を提示することで、住民の不安が和らぐでしょう。

必要事項はしっかりと記載し、視認性を高めたチラシの好事例だと言えます。

4-2.事例2:電線の地中化のお知らせチラシ

電線の地中化のお知らせチラシ
電線の地中化を行うときのお知らせチラシです。このチラシも記載内容や地図、イラストの使用方法は先ほどの事例と変わりませんが、文字色を変えて住民の目に留まる工夫がされています。

とくに、地図の下に青色の囲みで施工範囲を記載することで、地図を見るときに情報確認がしやすいようになっています。

また、工事の必要性を訴求するために電線の地中化工事の流れを記載しているところがポイントです。現段階の工事はどの部分にあたるのか、今後はどのような工事が予定されているのか確認でき、住民からの理解が得やすくなるでしょう。

このように、文字色の工夫や図の使い方によっても見やすい工事のお知らせチラシが作成できるようになります。

4-3.事例3:橋の舗装工事のチラシ

橋の塗装工事
このチラシもA4両面を使用し、住民に伝えたい情報をしっかりとまとめています。他のチラシになかったポイントとしては、現在の道路の様子と舗装工事の様子を写真で紹介しているところです。

いつも通る道であってもどれくらい劣化しているのか、把握している場合は少ないです。実際の写真を載せることで工事の必要性を訴求しています。

このように、工事のお知らせチラシは必要な情報を記載するのはもちろんのこと、まとめ方次第で住民の理解や協力が得やすくなります。

5.工事のお知らせチラシの配布方法

チラシの配布方法
せっかく作成した工事のお知らせチラシは、どのように配布すべきか困っている人もいるでしょう。

最後に、工事のお知らせチラシの配布方法をご紹介します。工事のお知らせチラシは、住民の手に渡り確認してもらえなければ意味がありません。

どのように配布をすればチラシの効果を最大限に高められるのか、ぜひ参考にしてみてください。

5-1.工事開始までにチラシ配布を完了させる

工事のお知らせチラシは、工事開始前までには配布を完了させるようにしましょう。

工事が始まってしまってからでは「なぜ事前に教えてくれなかったんだろう」という不満やクレームに繋がります。また、工事前に配布を終えるからこそ工事の不明点などを事前に問い合わせでき、住民の不安を解消した上で工事を開始できます。

ポスティングにかかる期間はチラシの配布エリアや配布枚数によって異なるため、あらかじめ把握した上で計画的に進めていきましょう。

5-2.工事のお知らせチラシは全戸配布が基本

工事のお知らせチラシは、全戸配布が基本です。全戸配布とはアパートやマンション、一戸建てなど住まいを問わず配布エリア全戸に漏れなくポスティングをする方法です。

工事のお知らせチラシは、対象エリアの住民全員が把握しておくべき重要な内容が記載されています。

  • マンションだけ配布されていない
  • 配布されているエリアと配布されていないエリアに差がある
  • 移動が大変な戸建てには配布をしない

となると工事のお知らせを知っている住民と知らない住民が出てしまい、クレームやトラブルに繋がるでしょう。

DEALの全戸配布については、下記の記事で詳しく解説しているのでチェックしてみてください。

全戸配布ならDEAL|他社にはマネできない独自の仕組みと配布事例を紹介します!

5-3.工事のお知らせチラシの配布はポスティング業者に依頼する

工事の開始前にはさまざまな準備や手続きが必要で、工事のお知らせチラシを自社でポスティングする時間がありません。とくに、全戸配布となると地域住民に配慮しながら一戸ずつ確実にポスティングしなければならないため、時間と労力がかかります。

工事のお知らせチラシの配布はポスティングのノウハウと経験が豊富なポスティング業者に依頼をして、確実に全戸配布ができるようにすることがおすすめです。

DEALは全戸配布のスペシャリストであるだけではなく工事のお知らせチラシの全戸配布の実績があるので、お気軽にお問い合わせください。お問い合わせフォーム

まとめ

いかがでしたか?工事のお知らせチラシの必要性や作成方法、配布方法が理解でき、工事開始前までに住民に工事の協力をお願いできるチラシを配布できるようになったかと思います。

最後に、この記事の内容をまとめてみると

◎工事のお知らせチラシの必要性は次の3つ

1)事前に工事内容を伝えることで、近隣住民とのトラブルを防げる
2)チラシを全戸配布することで必要な情報を一斉に周知できる
3)通行止めなど生活に支障が出る注意点を共有できる

◎工事のお知らせチラシには7つの基本記載項目を載せる

工事のお知らせチラシに記載する7つの基本項目

表題・あいさつ文

場所・日時に関する情報

工事により生じる影響情報

問い合わせ先・連絡先

工事の影響を低減するための工夫

工事の必要性

工事対策のPR

◎工事ののお知らせチラシを作成するときのポイントは次の3つ

1)7つの基本記載項目をもとに必要な情報を漏れなく記載する
2)文字の大きさや文字色、図の利用などを工夫して住民の見やすさを重視する
3)チラシのサイズはA4にする

◎工事のお知らせチラシの配布方法は次の3つ

1)工事開始日までにチラシの配布を終える
2)漏れなく一斉周知できるように全戸配布をする
3)工事のお知らせチラシの配布は知識と経験があるポスティング業者に依頼する

この記事をもとに効果的な工事のお知らせチラシを作成し、全戸配布で一斉周知ができるようになることを願っています。

DEALは、全戸配布スペシャリストです。
告知チラシ、広報誌など全世帯に配布したいものがある方は、お気軽にご相談ください。
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