例文から学ぶ！読みたくなるDM挨拶文の書き方

ダイレクトメールの挨拶文は、とりあえず失礼のないように丁寧に書けば大丈夫！

そんな風に考えて、ちょっと軽く扱っていませんか？

でも、それは危険です。

なぜかって、ダイレクトメールを読んでもらえるかどうかの鍵は挨拶文にあるからです。

ダイレクトメールの挨拶文は、単なる挨拶状ではありません。

顧客と会社をつなぐ
顧客の関心を引く
重要な販促ツールにもなる

ものです。

丁寧に失礼の内容に書くのはもちろんですが、形式にこだわりすぎてもダメ。
読みたいという気持ちを高め、最後まで読んでもらえるような挨拶文にする。

それが大切です。

では、そのためにはどうしたらよいのでしょうか？
例文を見ながら、読みたくなるDM挨拶文の書き方のポイントを学んでいきましょう。

１. DM挨拶文の書き方ー５つのポイント
２. 例文から学ぶー個人向けDM挨拶文の書き方
3. 例文を見ながら学ぶー企業向けDM挨拶文書き方のコツ
まとめ

１. DM挨拶文の書き方ー５つのポイント

下のDM文の書き方は、正しいと思いますか？
間違っていると思いますか？

例１：ビジネスフォーマットにのっとって書く

「いつもお世話になっています。この度は…」

「拝啓　時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。……」

例２：売り込み色の強い文／自社が主体の文

「弊社が開発した新商品をぜひ一度お試しいただきたく…」

「春の新商品のご案内」というようなタイトルを、レターの表題として付ける

答えは、どちらも個人向けDMの挨拶文としてはNGです。

どちらも丁寧に書こうとしているのは良いのですが、ビジネスレターのようになっていませんか？

また、例２はDMの発信者が主体の文になっていますね。
これでは、読み手との距離が広がってしまい、読み手の関心が薄らいでしまったり、またセールスかと、最後まで読んでもらえないことにもなりかねません。

では、具体的にどのように書けばいいのでしょうか。

1-1. 挨拶文は手紙のように親しみをこめて書く

挨拶文は、個人に宛てた手紙のように親しみを込めて書くことが大切です。

ポイントは３つ。

①ペルソナを設定する

②その人に話しかけるように書く

③パーソナルなお知らせになるように書く

①ペルソナ（ユーザー層の中のコアターゲットの１人）を設定する。

そのためには、まずコアターゲットを知ることが大切です。

男性なのか、女性なのか？　
何歳ぐらいの人なのか？
家族構成は？
どんなところに住んでいるのか？

など、できるだけ具体的なイメージをふくらませます。
もし、幅が広すぎて絞れないというなら、その中の架空の人物を想定してもかまいません。

②その人に話しかけるように書く。

そうすれば、自ずと「皆さま」と不特定多数に話しかけるような表現にはなりませんよね？
その人個人に宛てた手紙文であるかのように書く。

それが③パーソナルなお知らせになるように書くということです。

1-2. 文章の主体・主語を「読み手」にする

次に注意しなければならないことは、文章の主体・主語をどこに置くかということです。

×「弊社」「私」が主体・主語の文

例：弊社が長年研究を重ねて開発した商品をご紹介します。

としてしまうと、読み手は、ちょっと押し付けられたような印象を受けますよね。

自分とは関係ないと思われる方もいらっしゃるでしょう。
それは、主語が「弊社」であり、主体が「その会社」だからなのです。

では、こちらはどうでしょうか？

◯「あなた」「特別なお客様」（読み手）が主体の文

「特別なお客様だけにお知らせしています」
「このDMをご持参の方にご参加いただけます」　

主体が、読み手に変わったことがわかりますか？

これで、「自分に関係のある話」になりましたよね。
つまり、大切なのは、読み手との距離を縮めること。

そのためには、文章の主体・主語を「読み手」にすることが重要なのです。

1-3. 本文は読み手が興味を持てるように書く

読み進めてもらうためには、読み手が興味を持てるようにしなければなりません。

そのためには次の３つを意識して入れましょう。

送付した理由
特別感やお得感を感じさせる言葉
共感が得られる言葉

ダイレクトメールを受け取った人は、まず、なぜそれが届いたのだろうと考えます。

送付した理由を入れることで、納得して次に読み進めていけます。

例：「メンバーの皆さまに、日頃のご愛顧への感謝を込めて特別セールを開催します」

とあれば「セール開催の案内」であることがわかりますよね。
また、この文からは、「メンバーだけに送られてきた」ということもわかります。
つまり、「メンバーしか受け取れない案内なのだ」ということがわかるのです。
これにより、読み手は「特別感」を感じることができます。
あるいは、そこに、読み手が共感できることを書くのも効果的です。

例：「少し涼しくなってきたので、長袖の服が欲しくなってきましたね」

と書かれていて、それが読み手の気持ちと合致していたらどうでしょう？
「確かに、涼しくなってきて、このところ着る物に困ってるから、新しい服が欲しいと思ってたな」

と共感を得られますよね。
もちろん、これだけではアクションにはつながりません。

受け手にとっての「メリット」があることが書かれている必要があります。

例「この手紙をご持参のお客様は30％引き」になります。
というように。読み手の服が欲しいという気持ち、メンバーだけの特別セール、しかも30％引きという特別感とお得感。

これで、最後まで読み進めてもらえるとともに、「よし、行ってみよう」と行動につなげてもらいやすくなります。
例文はあくまで仮定の話ですが、このように、読み手が興味を持てるような書き方にすることが重要なのです。

1-4. シンプルに、具体的に、明確に

４つ目のポイントは、次の３つ。

短い文で書く
「の」を使いすぎない
数値などを示して具体的に書く

挨拶文を読むとき、受け手は、短い時間の中で、このDMが自分にとって必要なものかどうかを判断しようとします。

長い文章やわかりにくい文章では、当然、受け手に読み進めてもらえません。
当たり前のことですが、読んでもらうためには、文章は、できるだけ短く、わかりやすくが、基本です。

でも、だからと言って「の」を多用してはいけません。

例：「メンバーの方への秋のセールのご案内です」

→「秋のセール実施のご案内です。」「メンバーの方だけにお届けしています。」

例文のように、「の」を多く使うと、どれがどの言葉を修飾しているのかがわかりにくくなりますよね。

「の」は必要最小限にする
「の」で言葉をつなぐのではなく、短い文をつなげて伝えたいことを書く
１メッセージ、１文になるように書く

これがシンプルでわかりやすい文にするコツです。

また、商品の効果や自社のアピールをする際は、抽象的な言葉や書き方では説得力が感じられず、興味を持ってもらえません。

例：「新商品を使ったモニター調査では、多くの方が、肌の調子がよくなったと答えています」

→「新商品を使ったモニター調査では、87％の方が、肌の調子がよくなったと答えています」

このような時は、例のように、実際の統計結果の数値や、マーケティング調査で得られた結果などから、具体的な数値を取り出して書きましょう。

1-5. 文の構成は「ＡＩＤＡ（アイーダ）の法則」を意識して

AIDAの法則に沿った挨拶文の例：

Attention（注意）

もうすぐあちこちで花火大会が開かれますね。

花火大会には夏らしく浴衣で出かけたいものです。

Interest（興味）

といっても、浴衣って、どうやって選ベばいいのかよくわからない。

お店で見ても種類が少なくて気に入ったものがなかなか見つからない。

そんな方のために、新作の浴衣を一度に集めてご覧いただけるイベントを企画しました。

Desire （欲求）

難しい着物の知識がなくても大丈夫です。

試着もできて、プロのアドバイザーがあなたに合った１枚を選ぶお手伝いをしてくれます。

Action（行動）

通常、新作のお値引きはあまりありません。

ですが、今回はこのDMをお持ちの方に限って、新作でも３割引きとなる貴重なチャンスです。

さらに、イベントにご参加くださった方の中から抽選で10名様に〇〇花火大会特別観覧券が当たります。

ぜひ、ご参加ください。

ダイレクトメールの挨拶文は、販売促進のためのツールに等しいぐらい重要です。

レスポンスにつながって初めてよい文と言えるでしょう。

そこで、ここでは「AIDAの法則」という消費者を購買行動につなげる考え方をベースに、そのやり方をご紹介します。

まず書き出しは、季節感を感じさせつつ、顧客の生活に密着した文章で内容にAttentin（注目）させます。　　

より興味を持ってもらうには、共感を得ることが大切です。

「浴衣ってどうやって選んだらいいかよくわからないなあ」
「種類が少なくて気に入ったものってなかなかないなあ」

と日頃感じているであろう言葉を入れることで、共感を得ます。

これを解決できるイベントの紹介をすることで、Interest（興味）を持たせましょう。

次に、「誰かアドバイスしてくれたらいいのに」という望みを解決する「プロのアドバイザーのお手伝いがある」という情報で、Desire（欲求）を満たします。

そして結びに、イベント参加者へのプレゼントの案内を入れ、Action（行動）につながる仕掛けを入れるのです。

この流れを意識した構成で文を作っていくと、失敗しない挨拶文を書けるのです。

２. 例文から学ぶー個人向けDM挨拶文の書き方

2-1. 顧客層別のDM挨拶文ー目的に合わせた書き方を考える

①新規顧客獲得を目指すときは

自分に必要な情報が届いた！と、読み手に感じさせる
DMに有益な情報があったと思わせる

例文：塾

中学受験をお考えのお父様、お母様へ
秋も深まり、そろそろ受験シーズンを迎えます。塾帰りの受験生たちを横目に見ながら、お子さんの受験対策をご検討されているころではないでしょうか。

塾では、受験に向けての新学年のコースは２月からスタートします。
新たに入塾されるお子さんには、コースの初めから入っていただくのがベストですが、お子さんがちゃんと通ってくれるかどうか、ご心配ですよね。

そこで、この度は、新学年コースに向けての無料体験授業を実施することになりました。
この機会をぜひご利用ください。

例文は、いつから新しいコースが始まるのかをお知らせしています。

塾に通っていないお子さんの父兄は、新学年の授業がいつからスタートするのか知らないことも多く、4月に塾に行ったら、すでに新しい学年のコースが始まっていたということもしばしば。

そのため、まずその情報を伝えることで、父兄が何か行動しなくてはいけないと考えさせています。
そこに、手っ取り早くできる解決策として、無料体験授業の案内を入れています。
このように、新しい顧客を開拓するには、「読み手が必要だと感じられる情報を提示する」こと。そして、次の「アクションにつながる提案を入れる」ことが大切です。

②既存顧客をリピーターにしたいときは

顧客が「親近感」や「特別感（大切にされている）」を感じられるように書く
書き手の顔が浮かび、会いたくなるような書き方を目指す

例文：ネイルサロン

紅葉も色づき始め、街中は赤や黄色の葉で美しく色づく季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

先日はご来店ありがとうございました。

前回のネイルは夏のウェディングパーティーにぴったりのブルーと白のデザインで、とてもお似合いでしたね。ご家族やお友達のご評判はいかがでしたか？

さて、そろそろジェルネイルの付け替え時期です。

爪に負担がかからないように、◯月末日ぐらいまでにお越しいただければと思います。

万が一、来られない場合に備えて、裏面にジェルネイルのセルフケアについてご紹介しています。

ご参照いただき、お手入れにチャレンジしてみてください。

次回は、秋らしい素敵なネイルができたらと考えています。

◯◯様のご来店、心よりお待ちしております。

◯◯ネイルサロン　スタッフ一同より

既存顧客へのDMは、次の来店を促すことが重要になります。
前回のエピソードを交え、顧客との関係を深めることを目指して文章を考えてみてください。

また、例文では来店を促しつつも、来られなかった時のことを考えて、自分でできるジェルネイルのケアについての情報を加えています。
このように、お客様に役立つ情報を少し入れることで、信頼が深まります。

リピーターになってもらうには、そのような信頼関係を築くことが大切なのです。

③休眠顧客を取り戻す

DMを送った理由を書く
関連の商品の紹介をすることで、リピーターになってもらうことを目指す
意見を聞こうとすることで、今も大切な顧客だと考えていることをアピールする

例文：通信販売

新録が美しく、アウトドアが楽しい季節がやってまいりました。

以前ご購入いただいたテントなどのキャンプ用品は、お役に立っていますでしょうか？

この度は、テントの中でも心地よく眠れる新しいエアーベッドが発売されましたので、ご案内を送らせていただきました。

コンパクトに持ち運びができ、適度な厚みと空気圧により、キャンプはもちろん、災害時の避難先などでも快適に過ごしていただけます。

パンフレットを同封しますので、ぜひご覧ください。

また、以前ご購入いただいたテントにつきまして、ただいま、ご意見、ご要望を承っております。

いただいたご意見は、新商品の開発に生かしていきますので、厳しいご意見でもなんでも構いません。ぜひ、以下URLよりご投稿ください。

休眠顧客には、DMを送った理由をきちんと書くことが大切です。

なぜ今ごろ送られてきたんだろう？
あるいは、どこから来たものだろう？

といぶかしげに思っているからです。

また、休眠顧客は、なんらかの理由があって、リピーターにならなかった可能性があります。
それは、購入商品が満足できないものであったか、サービスが不満であったか…さまざまでしょう。

原因はなんであれ、それを意見として投稿してもらうことで、この顧客に対するアプローチ方法も見えてくるものです。

また、意見を求められることで、大切な顧客として扱ってもらえたという印象を与えることができます。

2-2. 季節別のDM挨拶文ー生活に密着した季節感を出して行動を促す

日本人にとって、季節の挨拶は親しみを感じさせるコミュニケーションの第１歩のようなものです。

定型の季節の挨拶文はいろいろありますが、個人向けのDMでは、あまり形式に捉われず、生活に密着した季節感を出すような挨拶文にしましょう。

その季節の行事やイベントに関連づけて、そろそろ◯◯をする必要がある、そろそろ◯◯を買わなくちゃと、その季節に必要なものを見にいったり、購入したい気持ちにさせることも可能です。

春
春は、桜、入学式、卒業式など、行事も多く、使える季節の挨拶文がたくさんあります。

例文：不動産、新規物件の案内文の場合

桜の花がほころび始め、暖かな陽射しの中、外で遊ぶ子どもたちの姿を多く見かける季節になってきましたね。

お子さんの成長に合わせて、そろそろ安心して通える学校が近くにあるようなマンションをお探しではありませんか。

この度、◯◯小学校の近くに新しくマンションが建つことになりました。

お部屋からは近くの桜並木が見え、部屋にいながらにしてお花見ができます。

お子様の部屋も確保できる広々とした作りです。

来たる◯月◯日に内覧会を開催いたします。

このDMをご持参の皆様には、お花見席をご用意して、ご案内させていただきます。

ぜひ、お花見を兼ねて内覧会にお越しください。

夏
夏は、夏休みやお盆休みで、DMが届いても不在であったり、すぐに読んでもらえない可能性があります。

この辺りのことを考慮して、早めに出すようにしましょう。

例文：レストラン　サマーキャンペーン

◯◯様

いつもご来店ありがとうございます。

七夕も済み、いよいよ夏休みも間近ですね。お子さんのためにきっと楽しい夏の計画を考えていらっしゃることでしょう。

でも、大人もたまには主役で楽しみたいですよね。

そこで、美味しいお酒を楽しみながら、のんびりと涼感あふれるひとときをお過ごしていただければと、サマーキャンペーンメニューをご用意しました。

大人はもちろん、お子様もお楽しみいただけるよう、特別メニューをご用意しています。

詳細は、同封のチラシをご覧ください。

下記期間だけの限定メニューです。

ご予約の際は、このDMを受け取った旨をお伝えください。

お早めのご予約、ご来店をお待ちしております。

秋
秋も、春と同様に、心がウキウキするような季節の言葉がたくさんあります。衣替えの季節でもあり、DMを出すことが多い時期です。いろいろな例を参考に、素敵な挨拶文を考えてみてください。

例文：アパレルの新作案内文の場合

紅葉も色づき、そろそろコートが恋しい季節になりましたね。いかがお過ごしでしょうか。

今年の秋冬の新作が入荷しますので、ご案内を送らせていただきました。

この秋冬のトレンドカラーは、赤、グリーン、ピンク＆パープル、そして黒です。

明るいトレンドカラーで華やかさを演出するのもよし、黒を選んでインナーでトレンド感を出すもよし。考えるだけでワクワクしてきますね。

秋冬の新作は、10月1日から入荷の予定です。

ご来店の際は、このDMをご持参ください。新作でも20％割引とさせていただきます!

◯◯様にお目にかかれるのを楽しみにお待ちしております。

冬
冬は、年末年始を挟むこともあり、DMを出すタイミングが難しい季節でもあります。また、夏と同様に不在の期間がある上、年賀状などの時期には予定通りに届かない可能性もあります。

ただ、夏とは異なり、行事やイベントも多いので、それらをターゲットとする企画を考えることもできます。イベントに間に合う時期を考慮して、うまく準備していくことが大切です。

例文：旅行

◯◯様

朝、布団から出るのが辛い季節になってきましたが、いかがお過ごしでしょうか。

先日は、当社の旅行プランにご参加いただきありがとうございました。

ご満足いただけましたか。

さて、スキーシーズン到来を目前に控え、そろそろ冬の旅行プランをお考えのことと存じます。

そこで、小さなお子さんがいても安心してご家族が一緒にスキーを楽しんでいただけるスキー旅行プランを考えてみましたので、ご案内させていただきます。

ご宿泊先は、そりやスノーチューブなども楽しめるファミリーゲレンデが目の前という立地の良さ。これに加え、夜は温泉とご当地ならではの美味しいお料理をお楽しみいただけます。

もちろん、ウェアも含むスキー道具一式のレンタル券およびリフト券付きです。ぜひご家族との冬の旅行プランにお役立てください。

なお、前回当社プランにご参加いただいたお礼として、指定宿泊先のグレードアップ券を同封しております。ぜひこちらもご利用ください。

季節（月）ごとの書き出し文の例文

四季	月	書き出し文の例
春	３	・桃の節句も過ぎ、寒さも和らいできたようですね。・日ごとに春めいてまいりました。・花便りが嬉しい季節となりました。・春光うららかな好季節を迎えましたが、いかがお過ごしでしょうか。・卒業シーズンを迎え、あちらこちらで旅立ちを祝う姿を見かける今日この頃です。・桜の花がほころび始め、日ごとに春を感じさせてくれる今日この頃です。
	４	・満開の桜の中、花見をする人たちで賑わう季節となりました。・木々の緑も色鮮やかになってまいりましたが、お変わりなくお過ごしですか。・入学式や入社式を迎えた人たちの笑顔がキラキラと輝いていますね。・新学期（新年度）を迎え、新しい生活を始めたばかりの方も多いことでしょう。・ゴールデンウィークを間近に控え、ワクワクとした日々をお過ごしのことと思います。
	５	・そろそろ新しい生活にも慣れ、落ち着いた日々をお過ごしのことと存じます。・澄み渡る５月の空が気分を晴れやかにしてくれます。・気持ちの良い５月晴れの日が続いております。・夏を思わせるような陽気が続いておりますが、お元気でいらっしゃいますか。・新録が日に日に鮮やかに映る季節となりました。
夏	６	・うっとうしい梅雨空の毎日です。・梅雨の晴れ間の青空がとても心地よく感じられます。・降り続く雨に木々の緑も色を深めています。・紫陽花の花の色もひときわ濃くなりました。・そろそろ蛍の飛び交うころですね。
	７	・もうすぐ七夕ですね。何をお願いなさいますか。・海開き、山開きのニュースに心おどる季節となりました。・うっとうしい梅雨も明け、夏の日差しを感じる今日このごろです。・朝陽を浴びる朝顔の花が美しく咲く季節となりました。・生ビールがことのほか、おいしく感じられる気候となりました。
	８	・酷暑が続いていおりますが、いかがお過ごしでしょうか。・猛暑が続いておりますが、夏バテなどしていらっしゃいませんか。・お盆の帰省の準備は進んでいますか。・夏休みが待ち遠しい季節となりました。・海へ山へと、アウトドアが楽しい季節ですね。
秋	９	・長かった夏休みも終わり、親もほっと一息といったところですね。・爽やかな秋晴れが広がる今日このごろです。・長かった酷暑もようやく去り、幾分は過ごしやすくなってまいりました。・肌に触れる秋風が心地よい季節となりました。・ひと雨ごとに、秋の深まりを感じる今日この頃です。
	10	・気持ちのいい秋晴れが広がる季節となりました。・スポーツの秋、青空の下、さまざまなスポーツを楽しめる季節となりました。・虫の音に秋の深まりを感じるこのごろです。・柿の実が日に日にその赤さを増していくこのごろです。・実りの秋を迎え、食欲を抑えるのがなかなかに難しい今日このごろです。
	11	・街路樹が美しく色づく季節となりました。・日々の紅葉の美しさに、秋の深まりを感じる今日このごろです。・あでやかな錦繍の日々も過ぎ、山々は冬仕度を始めたかのようです。・澄んだ秋空に飛行機雲、秋ならではの情景ですね。・そろそろコートが欲しい季節となりました。
冬	12	・12月とは思えないようなあたたかな日々が続いていますね。・今年も残すところわずかとなってしまいました。・年末を控え、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます。・慌ただしく１年が幕を下ろそうとしています。・木枯らしが身にこたえる季節となりました。
	１	・ご家族おそろいで、おだやかな新春をお迎えのことと存じます。・謹んで年頭のご祝詞を申し上げます。・厳しい寒さの中にも、冷気の清々しさを感じる今日このごろです。・今年の冬は寒さがことのほか厳しいようですが、お変わりありませんか。・お正月はのんびりと骨休めできましたでしょうか。
	２	・寒さの折り、こたつに入るとなかなか抜け出せなくて困ってしまいますね。・節分も過ぎ、暦の上では春となりましたが、まだまだ寒い日々がつづいていますね。・花屋さんの店先で桃の花を見つけ、春を訪れを感じました。・春寒ようやくぬるむころを迎えました。お変わりありませんか。・梅の便りが聞かれるころとなりましたが、お元気でいらっしゃいますか。

2-3. 記念日や誕生日に出すDM挨拶文ー既存の顧客をリピーターにするチャンス

カップルや夫婦、家族の記念日、そしてもちろん誕生日は、何か特別なことをしたい気分になります。そのような特別な日を彩るサービスの案内が届いたら、とてもうれしいですよね。記念日や誕生日は既存の顧客をリピーターにする大きなチャンスです。できれば、手書きにするなど、心を込めたメッセージとともに届けましょう。

誕生日：手書き風カードを送る

例文：美容院からのバースデーカード

◯◯様

もうすぐ〇〇様のお誕生日ですね。おめでとうございます。日ごろのお礼とお祝いの気持ちを兼ねて、今日はスペシャルクーポンを送らせていただきました。

お誕生日月ならいつでもご利用いただける「スペシャルトリートメント券」と「パーティヘアセット券」です。
パーティーなどのお呼ばれがある方はもちろん、何も予定がなくても、いつもよりも少しおしゃれするだけでとても華やかな気分になれますよね。ぜひご利用ください。

◯◯様のバースディを素敵に彩れたら、幸いです。ご来店お待ちしています。

イベント：招待状風のDMを送る

例文：お酒・飲料の紹介

今年もそろそろ終わりに近づいてまいりました。 12月に入ると、クリスマス、忘年会、お正月……と、お酒を飲む機会が増えますね。お友達の家に招かれたり、自宅でパーティーを開くこともあるでしょう。でも、いざという時、意外にどんなものを用意すればいいのか悩みがちですよね。

そこで今回は、「イベントに使える、リーズナブルなのに美味しくて、華やかさのあるワイン」を集め、皆様にテイスティングしていただける会を企画しました。

このご案内を受け取った方だけの会です。事前にご連絡いただきますと、ソムリエ資格を持つ当社スタッフがあなたのワイン選びをお手伝いします。
ぜひ、お越しください。お待ちしております。

DMのデザインや料金について知りたい方におすすめ

マネしたくなるおしゃれなDMデザイン10選と自分で作る５つのコツ

【2019年】38社の具体例からわかるDMデザインの費用相場一覧

3. 例文を見ながら学ぶー企業向けDM挨拶文書き方のコツ

企業に向けてDMを送るときは、個人向けのDMとはまた違った難しさがあります。

その理由は、企業では、担当者がわからない場合は、受取手が誰になるのかわからないこと。

そして、企業の方が信頼してもらえるまで時間も手間もかかるからです。

そこでこの章では、企業にDMを送るときのコツをご紹介します。

ポイントは、次の３つです。

担当者に届くように工夫する
企業・個人、両方へのメリット訴求をする
具体的な導入事例や導入実績を入れる

3-1. 担当者に届くように工夫する

企業の場合、受取人が担当者になるとは限りません。

受取人に不要なものと判断されてしまえば、担当者に渡らずに廃棄されてしまうこともあります。

ですから、宛名や封筒を見ただけで

受取人が担当者に渡す必要がある
重要な情報が入っているにちがいない

と思わせることが重要です。

そのための方策には、次のような方法があります。

①「◯◯在中」「◯◯コンベンションのご案内」などの文字を入れる
受取人が担当者に渡すかどうかを判断するとき基準にするのは、自社が欲しい情報が入っているかどうかです。ですから、封筒に重要な情報が入っていることを示す言葉を入れる必要があります。

例えば、海外に駐在員などの人材を送り出す必要がある企業に対しては、以下のような言葉を封筒に記載します。

「海外赴任ガイドブック在中」
「海外生活リスクマネジメントマニュアル在中」

これなら、受け取ったは人は、何か役立つ情報が入っているかもしれない、担当者に渡さなければならないと思い、海外事業部か人事部などの関係部署に持って行ってくれますよね。

②宛名で工夫する：担当部署に届く宛名にする
担当部署や担当者の名前、決裁者の名前がわかれば、もちろんそれがベストです。必ず入れましょう。

しかし、どうしてもわからないときは、「ご担当者様」とだけ書いただけでは捨てられてしまう可能性があります。

上記のように、「◯◯についてのご担当者様」と具体的にその担当者に渡して欲しいというメッセージを宛名に込めることが大切です。

3-2. 企業・個人両方へのメリットを打ち出す

担当者に届いたら、次は、担当者に、上司に提案する、決裁を仰ぐという、行動に出てもらわなければなりません。

そのためには、以下の３点が重要です。

①担当者や担当部署にとって、「必要」だと思わせる
第一の関門は、担当者、あるいは、担当部署です。

実際に使う人たちが不要だと感じれば、決裁を仰ごうとはしてくれません。

担当者に、これは上司に決裁を仰いで導入を求めてみようと思わせる必要があります。

担当者が決裁を仰ごうとするのは、次のケースです。

自分の仕事が楽に進められるようになる
自分の評価アップにつながる
会社全体にとって、あるいは、部署全体にとって、役に立つ、必要だと感じる

上記の３つともクリアできるように、メリットを打ち出し、訴求することが大切です。

②決裁者から見て、会社にとって有益なものだと判断できるようにする
会社が有益だと判断するのは、その企業の問題点が解決されると感じられたときです。

販売先、あるいは、販売先の業界における悩みや問題点を調べる
それを解決するための方法を提案する

など、販売先企業の状況を出来限り調べてから、どのようにアプローチするかを考えましょう。

③担当者にとっても、決裁者にとっても、自己評価アップにつながると感じさせる
仕事が忙しい中、決裁を仰ごうとしたり導入のための手配をするのは、面倒なことです。

でも、それをやろうと決心するのは、次の３つのときです。

担当者にとっても、決裁者にとっても自己評価アップにつながると感じたとき
それまで時間がかかっていた作業が一気に効率化すると想定できるとき
導入によって、業績をアップさせられると考えられたとき

3-3. 具体的な導入事例や導入実績を入れる

担当者や決裁者が、導入や購買を決めるにはそのための根拠が必要です。

担当者や決裁者自身が納得するためだけでなく、企業内のさまざまな立場の人を納得させる必要があるからです。

導入事例の種類

以下のような、導入した場合の客観的分析結果や、導入効果、あるいは、他社の導入状況や導入後の声などの具体的な説得材料を、キャッチコピーや資料として入れられるように準備しましょう。

導入事例の種類

　①顧客からの声

　②インタビュー、アンケートの声

　③研究結果の数値

　④リピート率

　⑤業界シェア・ランキング

　⑥導入企業数・業界

　⑦導入エリア

導入事例に盛り込む内容

導入事例を資料に入れる際には、下記の５点について網羅するように心がけましょう。

ただし、挨拶文には、全てを入れる必要はありません。下記からピックアップして、キャッチとして作成したものを入れ、詳細は資料を見てもらう形にしましょう。

①導入企業の具体的な情報（企業名、業務概要、社員数、担当者情報など）
②導入以前の導入企業における課題・悩み（具体的にできる限り詳しく）
③導入を決定した理由（決め手となったもの、コスト、対応など）
④導入方法（どのように導入したか。導入成果があらわれるまでの期間や問題など）
⑤導入効果（どのような点で効果があったか。できるだけ数値を入れて）