【図解付き】広報誌の正しい送付状とは？ケース別の文例とNG集

「広報誌を送りたいんだけれど、送付状はどう書くのが正しいの？」

「送付状の文例集を探したけれど、自分の場合にあったものがない」

そんな疑問や悩みを抱えている人も多いことでしょう。

送付状は、何かを送るときに必要なビジネスマナーのひとつです。
必要な事項が十分に記載された上で、書き方や言葉遣いなどが礼儀にかなっていなければなりません。

具体的にいえば、以下の6項目が含まれている必要があります。

• タイトル
• 宛先
• 日付
• 挨拶文と本文
• 送付物とその部数
• 送付者

さらに、それらの配置にも以下のような決まりがあります。

そこでこの記事では、

◾️広報誌を送る際の正しい送付状の書き方

を図解付きで説明します。

さらに、個々のケースで変わってくる内容に対応できるよう、

◾️ケース別文例集
◾️してはいけないNG集

についても具体的に解説します。

これを最後まで読めば、ビジネスマナーにかなった正しい送付状が作れるはずです。あなたが送付先から賞賛されるような送付状を作れるよう願っています！

1. 広報誌の正しい送付状とは？

広報誌を送付する際、添付する送付状には、

• 必要な内容が書かれていること
• 書き方や敬語などが相手方に対して失礼のないものであること

が求められます。

そこでまず、これらを満たした正しい送付状とはどんなものかを説明していきましょう。

1-1. 送付状に必要な6項目

まず、送付状には必ず記載しなければならない事柄があります。

それは以下の6項目です。これらをもれなく記載することが、正しい送付状の基本です。

タイトル

そもそもこの郵便物が何なのか、何のために送られたものなのかを相手に端的に伝えるため、タイトルをつけましょう。

例えば、単に送付して読んでもらいたい場合は、

◎ 広報誌『◯◯◯だより』送付のご案内
◎ ◯◯広報誌送付のお知らせ

などと記載します。

あるいは、誌面作成に協力してくれた相手に送る場合は、

◎『広報◯◯◯』制作ご協力の御礼

といったタイトルでもよいでしょう。

宛先

次に欠かせないのが、誰宛に送ったものなのかを示す宛先です。

もっともていねいな宛名の書き方は、

◎ 相手の所属先と役職、フルネーム＋様

です。

例えば「◯◯株式会社　◯◯部長　◯田◯郎 様」という形です。

もし個別の担当者がいない、またはわからない場合は、

◎ 相手の所属先＋御中
◎ 相手の所属先＋ご担当者様

と書きます。

「◯◯株式会社　◯◯部 御中」「◯◯株式会社　◯◯部　ご担当者様」といった感じです。

ただ、宛先がたくさんあって個別に宛名を記載するのが大変な場合もありますよね。

そんなときは、「各位」という表現を使うとよいでしょう。
「各位」とは「みなさま」と同様の意味を持つ言葉で、

◎相手の分類＋各位

のように使います。

具体的には「関係者各位」「お客様各位」「担当者各位」「取引先各位」などです。

「各位」はその意味の中に「様」を含んでいますから、基本的には「〜様各位」「〜各位様」という使い方は間違いです。

ですので本来なら「お客様各位」はNGで、「お客各位」とすべきなのですが、それでは「お客」という表現が失礼に感じられてしまいますよね。

そこで例外的に、「お客様各位」という表現が認められています。

以上をまとめると、以下の表のようになります。

この中から適切な宛先の書き方を選んでください。

種別	宛先の書き方	具体例
もっともていねいに書く場合	相手の所属先と役職、フルネーム＋様	◯◯株式会社　広報部部長　◯田◯郎 様
相手の個人名がわからない場合	相手の所属先＋ご担当者様	◯◯株式会社　広報部　ご担当者様
相手が個人ではなく団体や部署などの場合	相手の所属先＋御中	◯◯株式会社　広報部 御中
相手が多数で宛先を個別に書き分けられない場合	相手の分類＋各位	関係者各位 お客様各位 担当者各位 取引先各位　　など

日付

意外に忘れてしまいがちなのが、送付した日付の記載です。
これは「広報誌を先方に送付する日付」を書いてください。

ときどき「送付状を作成した日付」を書いてしまう人がいますが、それは間違いです。

というのも、日付を書く目的は、

• 「いつ、何が送られてきたか」を先方が記録として残しておけるため
• もし「送った、送らない」などのトラブルがあった場合、送付の経緯を確認するため

だからです。

例えば、こちらからは確かに送付した広報誌が、何かの行き違いがあって担当者の手元になかなか届かなかった、というトラブルが発生したとします。

その場合、受け取った担当者が「届くのが遅かった」と不満を持ったとしても、同封の送付状に送付日が明記されていれば、「ああ、あちらはちゃんと早めに送付してくれたんだな、では送付過程かこちらの社内かで手間取ったんだな」と理解してもらえるでしょう。

そういったさまざまなケースに対するエビデンスとして、「送付日」は欠かせないのです。

挨拶文と本文

「タイトル」「宛先」「日付」は、いわば送付状のヘッダーにあたる部分です。
それらのあとには、いよいよ送付状のメインとなる本文を記載します。

本文は、細かく分けると「挨拶文＋本文」という要素からなっています。

それぞれを説明すると、

◎ 挨拶文：「拝啓」から始まり、時候・季節の挨拶や感謝の意を伝える文章
◎ 本文：この書状で伝えたい本題について記し、最後に「敬具」で締める文章

です。

挨拶文でもっともポピュラーなのは、

「拝啓　時下ますますご清栄（または「ご清祥」）のこととお慶び申し上げます。」

という表現です。

また、このバリエーションとして

• 「時下」の部分を「◯◯（＝時候・季節を表す言葉）の候」とする表現
• 「貴社におかれましては」「皆さまにおかれましては」など、相手を指す表現

もよく使われます。

時候・季節を表す言葉は時期によって使い分ける必要があります。

以下の表に、月ごとに主な表現をまとめましたので参照してください。

月	主な表現
1月	新春の候／初春の候／寒風の候／寒中の候／厳寒の候／大寒の候　など
2月	晩冬の候／立春の候／余寒の候／梅花の候／春寒の候／向春の候　など
3月	早春の候／浅春の候／仲春の候／啓蟄の候／春色の候／春分の候／春暖の候　など
4月	陽春の候／桜花の候／春風の候／春暖の候／春陽の候／晩春の候　など
5月	新緑の候／立夏の候／若葉の候／薫風の候／青葉の候　など
6月	初夏の候／青葉の候／深緑の候／向暑の候／梅雨の候／向夏の候　など
7月	盛夏の候／小暑の候／暑中の候／盛暑の候／大暑の候　など
8月	立秋の候／晩夏の候／残暑の候／残夏の候／秋暑の候　など
9月	初秋の候／新涼の候／爽秋の候／涼風の候／秋涼の候／秋色の候／秋冷の候　など
10月	秋色の候／秋晴の候／秋麗の候／紅葉の候／秋冷の候／仲秋の候／清秋の候　など
11月	晩秋の候／紅葉の候／落葉の候／深秋の候／霜秋の候／向寒の候　など
12月	初冬の候／師走の候／寒冷の候／歳末の候　など

さらにこの時候の挨拶に、感謝の言葉として

• 平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
• 平素より格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。

などの一文を添えてもいいでしょう。

以上の挨拶文をしたためたら、いよいよ本文です。

本文には、

◎ 何を送付するのか
◎「ぜひ読んでいただきたい」、「今後ともご指導やご協力をいただきたい」といったお願い

をていねいな表現で記し、最後に「敬具」で締めます。

場合によっては、送付した広報誌の簡単な内容を、箇条書きで添えてもいいでしょう。

この部分の具体的な文例は、「2. ケース別・広報誌の送付状文例」に挙げておきましたので、そちらを参照してください。

送付物とその部数

さらに、送付状以外に同封で送ったもののリストとして、品目と部数を明記しておくとベストです。

広報誌を送る場合は、「送付物　広報誌『◯◯◯だより』　3部」などと書きましょう。

こうしておけば、先方が封入物を照合して「確かに受け取った」と確認してもらえます。

送付者

最後に、送付した者の情報を記載します。

具体的には、

• 送付者または担当者の所属と部署、フルネーム
• 住所
• 電話番号・FAX番号
• メールアドレス

の4点を書きましょう。

広報誌を読んで、先方が問い合わせなどをしたい場合もよくあります。
その際の問い合わせ先として、電話やメールアドレスはかならず記載するのがマナーです。

以上の6項目をすべて盛り込めば、過不足ない内容の送付状ができるでしょう。

1-2. 正しい配置

内容が十分に満たされたら、次は「正しい書き方の形」も押さえておく必要があります。

というのも、送付状やあいさつ状といった職務上の文書には、前述した6項目の配置についてもルールがあるからです。

以下にそのルールの一例を図にしました。
また、6項目それぞれの説明も付記しましたので、確認してください。

①日付
広報誌を送付する日付を、一番右上に右揃えで記載します。
基本的には和暦がいいとされますが、西暦でも構いません。

②宛先
送付する相手を、日付より少し下の位置に左揃えで記載します。

③送付者
送付した担当者の連絡先と所属、フルネームを、宛先より下に右揃えで記載します。
または、「⑥送付物と部数」の下に右揃えで記載しても結構です。

④タイトル
何を送るのかがわかるタイトルを、送付者より下にセンター揃えで記載します。
または、日付よりも上＝一番上に記載しても構いません。

フォントサイズを他よりも少し大きめにしておくと、わかりやすくてよいでしょう。

⑤挨拶文と本文
時候の挨拶文と本文を、タイトルの下に左揃えで記載します。
「拝啓」で始めて全角分スペースをあけたあとに時候の挨拶を記し、最後は「敬具」を右揃えで記載しましょう。

行頭は、作文するときのように全角分あけるのが本来のルールですが、最近ではメールのように全角あけずに左揃えにする場合も多いようです。

⑥送付物と部数
最後に送付する広報誌のタイトル、部数を記載します。
ここでは「気書き」という書式を使いましょう。

「気書き」は重要な事項を箇条書きで記載する場合に使う書き方で、「記」で始まって箇条書きをし、「以上」で結ぶのがルールです。

まずセンター揃えで「記」と記載し、そのあとに送付物を左揃えで箇条書きにし、末尾に右揃えで「以上」と記載します。

 

このような配置で6項目を記載すれば、内容も礼儀も十分に満たした送付状を作成することができます。

2. 【ケース別】広報誌の送付状文例

広報誌を送付する際の送付状の基本的な書き方はわかったかと思います。

が、実際に作成するときに迷うのが、本文の内容ですよね。

インターネット上には「送付状のテンプレート」が多数ありますが、内容は書類や商品カタログなどを送付するためのものが多いようです。

広報誌に特化したものは非常に少なく、もしあってもごく一般的な文面なので、「自分たちの出す広報誌の送付状としては、内容がちょっとしっくりしないな」と感じることもあるでしょう。

そこでこの章では、送付状の本文例を「どんな団体・組織が広報誌を送るのか」といったケース別に分けて提示します。

日付、宛先、送付者、タイトル、送付物についての記載はどんな場合でも共通していますので、挨拶文と本文のみの例です。

以下の中からあなたのケースに合致する文例を利用して、最適な送付状を作成してください。

2-1. 一般企業の場合

一般的な企業が、自社の広報誌を送付する際の本文例です。

送付相手が企業の場合は、挨拶文は上記のままで構いませんが、個人宛の場合には、以下のように変更してください。

• 挨拶文の「貴社」を除く
• 挨拶文の「ご清栄」はそのままでもよいが、「ご清祥」に変更するとより個人向けになる

　→「ご清栄」は相手の健康と繁栄を祝う言葉なので、企業向けにも個人向けにも使える。

「ご清祥」は相手の健康と幸せを祝う言葉のため、企業向けよりも個人向けに使われる。

2-2. 自治体の場合

地方自治体が発行している広報誌を送付する際の本文例は以下です。

自治体の場合、住民向けには送付状をつけて発送することはまれだと思いますので、制作に協力してくれた関係者や、掲載内容に関わる相手に送ることを想定しています。

もし、広報誌に掲載された企業や個人に送付する場合には、3行目を「◯ページでご紹介させていただきましたので、ぜひご高覧の上…」として、掲載ページを知らせてあげるとより喜んでもらえるでしょう。

広報誌制作に特に協力してもらっていない相手に送付するなら、「2-1. 一般企業の場合」の文例を利用してください。

2-3. 学校の場合

学校や塾などの教育機関が広報誌を送付する場合の文例は以下です。
送付先としては、主に地元の教育関係者などの個人を想定しています。

教育関係者向けということで、一般的なビジネス文書よりも少し丁寧度を上げています。

個人向けのため、挨拶文で「ご清祥」を使っていますが、もし企業や団体向けでしたら「ご清栄」に変更してください。

送付するだけでなく、感想などのフィードバックを期待するなら、4行目を「ご高覧の上、ご意見ご感想などをお聞かせいただけましたら幸いです。」などと変更するとよいでしょう。

また、余力があれば4行目のあとに改行して、相手の協力や尽力に対する感謝を述べるのも一案です。

例えば、「制作にあたりましては、◯◯様（をはじめ関係者の皆さま）には多大なご協力をいただきありがとうございました。おかげさまで内容の充実した誌面になったかと存じます。」などです。

2-4. 医療機関の場合

病院や診療所が、健康関連の情報などを掲載した広報誌を作成して送付する際の文例は以下です。

基本的には院内に設置して、来院者に手渡ししたり自分で持っていってもらったりするケースが多いかと思いますので、送付先は患者さんではなく提携医院など医療関連機関を想定しました。

同等の相手に送付することを想定したため、「当院」という表現を使っていますが、もっとへりくだる必要がある場合は「弊院」に変更するといいでしょう。

また、あまりへりくだりすぎずに簡潔にするため、「ご査収」という表現を使いました。

これは「内容を確認した上で受け取る」という意味ですが、もっと直接的に「意見が欲しい」「間違いなど指摘して欲しい」という意図があるなら、「ぜひご高覧の上、ご意見ご感想などをお聞かせいただけましたら幸いです。」という一文に変えましょう。

以上4つの文例は、あくまで一つの案で「これでなければいけない」というものではありません。

場合によって、これらをアレンジしたり、感謝の言葉として、

「ご協力いただきありがとうございました」
「おかげさまで発行の運びとなりました」
「皆さまのご協力、ご指導のおかげで内容の充実したいい誌面になったかと存じます」

などの気持ちのこもった文章を加えるとよりよいでしょう。

3. 広報誌の送付状でしてはいけないNG集

広報誌の送付状に正しい書き方があるのなら、間違った書き方、してはいけないこともあります。

最後にそれらNGな事柄も知っておきましょう。

3-1. 「手書きで横書き」はNG！

送付状は基本的にはパソコンを使って作成する場合が多いものですが、手書きでもマナー違反ではありません。

が、手書きの場合、正式な手紙は縦書きにするのがマナーです。

パソコンは横書きでOKですが、手書きの場合は横書きにはしないでください。

3-2. 宛先を「（株）」など省略するのはNG！

宛先である相手の会社名などは、正式名称で記載しましょう。
「株式会社◯◯◯」を「（株）◯◯◯」にするなど、省略表現を使うのは失礼にあたります。

部署名なども通称や略称ではなく正式名称を確認して記載してください。

3-3. 宛先の「御中」「様」の使い方を間違えるのはNG！

送付状に限らず手紙全般に言えることですが、「御中」と「様」の使い分けを間違えている人がときどき見受けられます。

以下のルールにしたがって、正しく使い分けましょう。

◎「御中」：宛先が社名、団体名、部署名のみの場合＝個人名がない場合につける
→「株式会社◯◯◯ 御中」「株式会社◯◯◯　広報部 御中」

◎「様」：宛先が個人名の場合につける
→「◯山◯郎 様」「株式会社◯◯◯　広報部　◯山◯郎 様」

✖️「株式会社◯◯◯ 様」「株式会社◯◯◯ 御中　◯山◯郎 様」

「御中」と「様」の両方を使うのも間違いです。

3-4. 送付者名のあとに押印するのはNG！

ビジネス文書では、社名のあとに社判を押したり、担当者名のあとに個人の印鑑を押したりする場合があります。

が、送付状に押印は必要ありません。

というのも、送付状は送付物に対する「付属書類」に過ぎないからです。
主役は送付物であって、送付状はあくまで添えものですから、押印するほど重要な書類ではないのです。

とはいえ、印鑑を押したからといってマナー違反になる、失礼にあたるというものでもありません。

ただ、ビジネス文書について理解が浅いと思われてしまう恐れがありますので、やはり必要ないことはしないほうがよいでしょう。

3-5. 「以上」のあとに文章を書くのはNG！

送付物とその部数は「記書き」で記載しますが、「記書き」では「以上」のあとには何も書かないというルールがあります。

もし「以上」のあとに「よろしくお願いいたします」などの追記をしてしまうと、受け取った相手から「文書のマナーやルールがわかっていないんだな」と判断されかねませんので気をつけてください。

3-6. 送付状と送付物が合っていないのはNG！

送付状には、何を何部送るかを明記します。

もしそれが実際の送付物と合っていなければ、わざわざ送付状を添付した意味がありませんよね。

送付する前には、送付状の内容と実際に封入する送付物をかならず確認しましょう。

具体的には、

• 広報誌のタイトル
• 広報誌の号数や発行日
• 送付部数
• 広報誌以外に同封するものがあれば、その名称と部数

などは特にチェックしてください。

また、広報誌以外にも同封するものがある場合は、記書きに記載した順番と、封入する際に重ねる順番も揃えるのがマナーです。

例えば、広報誌とパンフレット、申込書を同梱するとします。

その場合、記書きを

としたなら、封筒に入れる際には一番上に広報誌、次にパンフレット、一番下に申込書を重ねます。

こうすれば、受け取った相手が送付状と付き合わせて確認しやすいためです。

まとめ

いかがでしたか？
これであなたも正しい送付状が書けるようになったかと思います。

では最後にもう一度、記事の内容をおさらいしましょう。

◾️広報誌の送付状に必要な6項目

• タイトル
• 宛先
• 日付
• 挨拶文と本文
• 送付物とその部数
• 送付者

◾️広報誌の送付状でしてはいけないNGは、

• 「手書きで横書き」
• 宛先を「（株）」など省略する
• 宛先の「御中」「様」の使い方を間違える
• 送付者名のあとに押印する
• 「以上」のあとに文章を書く
• 送付状と送付物が合っていない

以上を守って、ビジネスマナーにのっとった送付状を送ってください！